Как сделать запрос в архив о родственниках

Сделать запрос в архив о родственниках хотят многие, но мало кто представляет, с чего начать. Одно дело расспрашивать бабушку за чаем, и совсем другое — грамотно составить письмо в государственное учреждение, где от формулировки зависит, ответят вам вообще или нет. Метрические книги, ревизские сказки, актовые записи и десятки других видов документов лежат на полках архивов и ждут, когда за ними придут потомки.

В этом материале мы пошагово разберем, куда направлять обращение, какие данные указать, как написать запрос в архив без ошибок и что делать, если пришел отказ.

В какие архивы можно делать запросы о родственниках

Архивная система в России устроена сложно — федеральные, региональные, ведомственные хранилища разбросаны по всей стране. Ошибка с выбором учреждения стоит времени: заявку либо перенаправят, либо вернут с отказом.

Государственные архивы

Государственные хранилища являются основной точкой входа для тех, кто ищет далеких предков. Тут хранятся фонды органов власти, церковные метрики, переписи населения. Федеральные архивы работают с документами центральных учреждений, а областные — с фондами местных структур. Главный ориентир — это место проживания или рождения родственника. Жил предок в Калужской губернии? Тогда стартуйте с госархива Калужской области. Вот основные федеральные учреждения, которые пригодятся при генеалогическом поиске:

• РГАДА — хранит ревизские сказки, переписные книги, поместно-вотчинные, родовые, монастырские архивы и материалы XVII–XVIII веков. Отправная точка для поиска предков крестьян .
• РГИА — личные дела чиновников, дворян, купцов Российской империи. Незаменим для исторического исследования родословной.
• ГАРФ — фонды Департамента полиции, эмиграционные дела, документы политических организаций. Полезен, если родственники участвовали в общественных движениях.
• ЦАМО — наградные листы, дела военнослужащих, сведения о боевом пути. Сюда обращаются за информацией об участниках войн.

Перед подачей заявки загляните на сайт конкретного учреждения — многие архивы вывешивают описи фондов в электронном виде. Так вы заранее поймёте, стоит ли ожидать результатов от этого обращения.

Архивы ЗАГС

ЗАГС — первый рубеж для поиска родственников советского и современного периода. Актовые записи о рождении, браке, смерти — все здесь. Спустя 100 лет книги передают в государственный архив субъекта. До этого справки выдает сам ЗАГС.
Есть нюанс: получить справку о родственнике можно только при подтверждении родства, т.е. цепочке свидетельств, связывающих вас с искомым лицом. Если нет такой цепочки, в предоставлении информации откажут, сославшись на защиту персональных данных.

Ведомственные и муниципальные архивы

Ведомственные хранилища принадлежат Министерству обороны, МВД, ФСБ, учебным заведениям. Предок служил в армии? Обращайтесь в военный архив. Был репрессирован — в управление ФСБ. Муниципальные фонды хранят похозяйственные книги, решения местных советов, документы сельских администраций.
Именно в муниципальных фондах порой всплывают неожиданные находки: списки переселенцев, протоколы сходов, записи о земельных наделах с именами и фамилиями тех, кого вы разыскиваете. Для ведомственного архива обычно требуется написать заявление на имя директора организации.

Какую информацию можно получить из архива

Архивный поиск — это не только сухие данные. За каждой строчкой стоит чья-то жизнь. От типа запроса зависит, получите ли вы краткую справку или заверенную копию документа.

Архивные справки и выписки

Справка — официальный документ по конкретному запросу: дата рождения, место крещения, имена родителей. Выписка — дословная цитата из архивного источника. Оба вида обладают юридической силой. Если хотите восстановить цепочку поколений, начните со справок, так как они дешевле копий и делаются быстрее. Их можно использовать для подтверждения происхождения и фактов родства.

Копии архивных документов

Копия — полное воспроизведение первоисточника: фотокопия метрической книги, ревизской сказки или личного дела. Копии заказывают, чтобы увидеть оригинал целиком — распознать почерк, уточнить данные, которые сотрудник мог прочитать неточно. За изготовление архивы берут от 50 до 500 рублей за страницу — зависит от региона.

Полезно знать. Многие архивы за последние годы оцифровали часть фондов. На Яндекс Архиве выложены метрические книги ряда губерний. Нейросети распознают рукописный текст середины XVIII — начала XX века, и это серьезно ускоряет поиск.

Какие данные нужны для архивного запроса

От точности и конкретности запроса зависит все. Чем больше исходных данных вы дадите сотруднику, тем быстрее он найдет нужный документ.

Минимальный набор сведений о родственнике

Работа по архивному поиску стартует с подготовительного этапа — сбора сведений о родственнике. Без минимума данных архив просто не сможет провести поиск, так как слишком много однофамильцев. Необходимо прежде всего собрать фамилию, имя и отчество искомого человека, примерные даты и населенный пункт. Подготовить нужно как минимум:

• фамилию, имя, отчество разыскиваемого;
• примерный год или период рождения;
• населенный пункт, уезд, губернию;
• вероисповедание (для дореволюционных метрик);
• сословие или род занятий.

По этим сведениям сотрудник определит фонд и опись. Без фамилии и хотя бы примерных дат ваше обращение с большой вероятностью вернется с пометкой «информация не найдена».

Дополнительные данные, повышающие шанс ответа

Базовых сведений может не хватить: фамилия распространённая, населённый пункт крупный, и вот уже десятки совпадений. Дополнительные детали помогут сузить поиск и сэкономить время. Что желательно предоставить вместе с запросом:

1. Место работы или службы — помогает отыскать дело в ведомственном фонде.
2. Номер воинской части — без него в военных архивах искать крайне сложно.
3. Названия приходов — церковные записи велись именно по приходам, а не по деревням.
4. Сословная принадлежность — дворяне, мещане и крестьяне фиксировались в разных документах.
5. Имена других членов семьи — так проще отделить однофамильцев от настоящих родственников.

Каждая деталь сужает круг. Знаете, что предок рождался в конкретном приходе или работал на заводе укажите это обязательно.

Как правильно составить запрос в архив о родственниках

Составление обращения является этапом, на котором спотыкаются чаще всего. Грамотная заявка экономит время обеим сторонам. Разберем структуру и формулировки.

Структура архивного запроса

Архивный запрос оформляют в произвольной форме, но внутренняя логика должна быть четкой. Условно текст разделяют на три блока: шапка, суть, приложения. Шапку составляйте как стандартное деловое письмо: адресат, ваши данные, контакты. Затем излагайте содержание запроса. Элементы грамотного архивного обращения:

• Адресат: полное наименование архива, адрес, ФИО директора.
• Заявитель: ваши ФИО, адрес, телефон, электронная почта.
• Цель: поиск информации о родственнике для составления родословной.
• Известные данные: ФИО предка, даты, место жительства, род занятий.
• Просьба: четко сформулированный вопрос — что хотите получить.
• Приложения: копии документов о родстве.

Излагайте суть лаконично. Архивы ежедневно принимают десятки обращений, длинный рассказ про семейную историю только замедлит работу. Сотруднику нужны факты.

Формулировки и требования архивов

Запрос пишут в деловом стиле. Формулируйте конкретно: не «расскажите всё о моем предке», а «прошу предоставить выписку из метрической книги о рождении Иванова Петра Семёновича, род. примерно в 1870–1875 г., село N Тульской губернии». Каждый архив имеет свои нюансы оформления, но общий принцип везде одинаков — правильно составленный текст экономит недели.

Как подать запрос в архив

Подавать запрос можно тремя путями: письменно, через сайт архива или через портал Госуслуг. У каждого способа свои плюсы и минусы.

Запрос по почте

Письменный запрос через почту — классика. Его принимают абсолютно все архивы. Распечатываете заявление, прикладываете копии документов о родстве, отправляете заказным письмом. На конверте указывайте полное название и почтовый адрес архивного учреждения.

Электронный запрос через сайт архива

Электронный запрос значительно экономит дни. На сайтах многих учреждений есть специальные формы: заполняете бланк, прикрепляете сканы, отправляете. Часть архивов принимает заявки по электронной почте. В этом случае оформите запрос как официальное письмо в формате PDF и приложите его к email. Порядок подачи через веб-форму:

1. Откройте сайт архива, перейдите в раздел «Приемная» или «Обращения граждан».
2. Выберите тип запроса: тематический, социально-правовой или генеалогический.
3. Заполните анкету — данные заявителя и родственника.
4. Прикрепите сканы документов о родстве.
5. Отправьте заявку, сохраните номер.

На email должно прийти подтверждение регистрации. Не пришло — перезвоните и уточните, получена ли заявка.

Запрос через портал Госуслуг

Портал Госуслуг позволяет подать обращение дистанционно. Нужна подтвержденная учетная запись. Через личный кабинет направляете заявку в нужный архив. Но услуга предоставления архивных справок через Госуслуги работает не везде — сначала проверьте список доступных учреждений.

Как сделать запрос в архив в электронном виде

Сделать запрос в архив электронно можно не только через сайты самих учреждений. Главархив Москвы помогает горожанам искать предков онлайн. Familio сохраняет память о семьях и предлагает помощь специалистов. FamilySearch (familysearch.org) — международный ресурс с бесплатным доступом к миллиардам записей, включая церковные метрики России, Украины, Беларуси.

Алгоритм везде похож: регистрация → выбор архива → заполнение формы → отправка. Главный плюс — нет почтовых задержек, статус обращения виден в личном кабинете.

Сроки рассмотрения архивных запросов

Федеральный закон № 59 обязывает архив ответить за 30 календарных дней. На деле сроки плавают: кто-то укладывается за пару недель, другие просят продления до 60 дней из-за загруженности. Ориентировочные сроки — в таблице ниже:

Если спустя 30 дней уведомления о продлении нет — перезвоните или напишите повторно. Письменные заявки иногда банально теряются при регистрации.

Платные и бесплатные архивные запросы

Запросы социально-правового характера (стаж, зарплата, награды) архивы исполняют бесплатно. Генеалогические и тематические — за деньги. Международные ресурсы типа FamilySearch работают бесплатно; Ancestry и MyHeritage — по подписке. Вот из чего складывается стоимость в российских учреждениях:

• Исполнение генеалогического запроса. 1 000–5 000 рублей за одну тему — зависит от региона.
• Копирование. 50–500 рублей за страницу. Цифровые копии дешевле бумажных.
• Архивная справка. Бесплатно для социально-правовых обращений; от 500 рублей за тематический запрос.
• Работа в читальном зале. Бесплатно — лично приезжаете и изучаете документы.

Расценки уточняйте на сайте или по телефону — некоторые архивы предоставляют бесплатную консультацию еще до подачи заявки.

Что делать, если архив отказал или данных нет

Отказ — не конец, а своеобразный поворот. Причины разные: документы не сохранились, информация закрыта, запрос составлен криво. Перенаправили в другое учреждение. Если данные не найдены, попробуйте различные подходы. Что конкретно делать:

1. Выясните причину — может, нужны документы о родстве или более точные данные.
2. Проверьте соседние регионы — административные границы менялись, фонды могли попасть к соседям.
3. Обратитесь к онлайн-базам — ВГД, FamilySearch, Familio иногда содержат оцифрованные копии утраченных фондов.
4. Наймите профессионала — генеалог со стажем знает неочевидные источники.
5. Опросите родню заново — важные детали иногда всплывают при повторных расспросах.

Генеалогический поиск редко идет по прямой — тупики нормальны. Главное не бросать и пробовать заходы с разных сторон.
Имейте в виду: если документы погибли в пожарах или войнах, архив укажет это прямо. Тогда попробуйте косвенные источники: метрики соседних приходов, военные базы данных, генетические исследования.

FAQ